La arquitectura del mundo

El mundo real es un sistema de una complejidad de órdenes de magnitud tan grande que la humanidad solo puede crear andamios provisionales para tratar de desenvolverse entre tanta incertidumbre.

Por consiguiente, si la cognición ya es de por si limitada, cada herramienta que empleemos, fracción mínima y conceptualización de la misma, solo puede dedicarse a capturar información semiveraz de un área muy reducida. Por ejemplo, en JIRA únicamente podemos registrar el tiempo que dedicamos a una tarea específica, pero no podemos parametrizar el resto de variables asociadas a esa actividad, tales como el esfuerzo mental, los recursos económicos empleados y un sinfín de variables. Incluso el tiempo efectivo se debería descomponer en infinidad de ebras asociadas a los distintos pensamientos que nos asaltan en el desempeño de una labor cotidiana. En definitiva, estamos decodificando la realidad a través de un fragmento pequeño de una lente original. Por lo tanto, el restultado solo puede salir deformado y nos exige cierta distancia y sospecha.

Es precisamente la segmentación de la vida de cada uno en áreas artificiales acotadas lo que permite integrar estos módulos y obtener una imagen más fidedigna del mundo. Todo sea dicho, esto en verdad no tiene por qué ser cierto, pero si por lo menos conlleva la sensación de una mejor “digestión” “control” o “entendimiento”. Eso sí, en ningún caso completamente real, aquí chocamos con los límites de lo humano y de la propia realidad.

A modo ilustrativo y desenmarañando lo anterior, si centramos la atención en la actividad deportiva semanal, podemos mantener un registro de horas por un lado, por otro, es relativamente sencillo conocer el dinero empleado en cuotas de clubes y material, en otra parte, se pueden almacenar todos los archivos y documentos relacionados con la práctica a la que nos debemos, y así con las distintas herramientas disponibles.

Por lo tanto, al mantener estas áreas temáticas transversalmente en la mayoría de las aplicaciones que poseemos, es más sencillo obtener información agregada de cada uno de los bloques escogidos. Bien sea actividad física, salud, sociedad, etc, lo único indispensable es que esos módulos sean relevantes y representativos de la imagen propia que tiene cada persona de si misma y del todo que le rodea.

De la oficina a casa (Herramientas)

Bajando a tierra y poniendo la atención en las aplicaciones, gran parte de los trabajadores en el sector servicios del mundo tienen más ordenada la bandeja de entrada del correo del trabajo que del suyo personal. Este fenómeno para nada censurable, tiene infididad de causas agregadas, como el hecho de que una empresa es un bioma con variadas cepas superpuestas de seres humanos, los hay más ordenados que otros y pueden imponer su criterio al resto mediante procesos y políticas al infiltrarse en posiciones clave. También se puede argumentar que a fuerza de comprometer alrededor de 8 horas (los más o los menos) y entre ellas las de actividad mental más dulce, la faceta profesional de cada uno siempre queda más aseada. De fondo hay otras sutiles causas coercitivas en las que el que quiera puede reflexionar.

En cualquier caso, es una obviedad que transplantar medidas de organización, eficiencia y productividad del entorno laboral al personal puede ser una idea interesante. Las organizaciones han invertido ejércitos de recursos, energía y talento humano en conseguir herramientas y procedimientos medianamente eficaces y consistentes en el tiempo. Qué menos que aprovecharse y construir sobre el titánico esfuerzo de otras generaciones y grupos.

A continuación, una tabla que compara los instrumentos que emplea una organización típica con lo que podemos usar a nivel particular. El mejor uso que se puede hacer de la misma es adaptarla al caso concreto de cada uno y aún mejor usarla únicamente como tutor:

Concepto	Herramientas de Gestión Empresa	Herramientas de gestión Personal
Entrada de elementos	CRM, Ticketing, etc	Generalmente en la vida de cada uno no hay un sistema que filtre las peticiones del mundo exterior sino que esa tarea la realiza cada uno directamente de manera expontánea.
Trazas, elementos aglutinantes de información (Middlewares).	Excels, Registros, etc	Este apartado es tán importante que prefiero extenderme más abajo.
Registro del Tiempo	Herramientas de imputación de tareas, registro de tiempo y fichajes.	JIRA
Salida de elementos. Dependencias con terceros.	Varios	Al igual que en la Entrada de Elementos en nuestra faceta individual es difícil disponer de este tipo de herramientas y más aún que nuestro entorno las vaya alimentando.
Repositorios de Información	Sharepoint, One Drive, etc	Google Drive, Disco Duro, Terabox, One Drive, etc
Información segmentada temáticamente	Varios	Google Docs, Notion, Evernote (Herramietas de notas que se integran fácilmente con otras)
Actas Reuniones información de terceros	Varios, Correo	Agenda, Diario, One Note, Notas, Notion, etc. A este respecto, en la mayoría de las ocasiones no hace falta registrar este tipo de eventos. En el caso del mundo empresarial este tipo de documentos tiene casi un carácter contractual o legal. Tratar de los sistemas de confianza humanos daría para un sección entera.
Gestión de salida de información	Presentaciones	Serán pocas las ocasiones en que esto será requerido.
Diagramas	Visio	Lucidchart, Visio y un largo etcétera.
Explotación de datos estructurados	Power BI, EazyBI, Google Data Studio.	JIRA, Power BI, Excel, etc.
Tareas (Recordatorios)	ToDo, Todoist, Planner.	ToDo, ToDoist, etc.
Calendario	Google Calendar, Outlook, Propios.	Google Calendar, Outlook, etc.
Notas	OneNote,	Notas Teléfono, OneNote, Evernote, Notion, et.
Correo	Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Propios.	Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, etc.
Repositorio de Recursos	–	Raindrop.io
Gestión de Inventario	–	Trello

En cada uno de las secciones del nivel inferior hay información relativa a cada una de las herramientas.